Xây dựng và áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2008: Góp phần hình thành “văn hóa ISO”

Tuy nhiên, trên thực tế, nhận thức về tầm quan trọng của hệ thống này từ phía các cán bộ, công chức vẫn còn nhiều hạn chế, cần sớm được khắc phục.

Áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 sẽ giúp các cán bộ, công chức lưu trữ tài liệu được khoa học và dễ tìm kiếm, kiểm soát hơn

Theo Sở Khoa học và Công nghệ thì để việc triển khai áp dụng HTQLCL trên địa bàn tỉnh có hiệu quả, thời gian qua, đơn vị đã tham mưu UBND tỉnh xây dựng và hình thành đầy đủ hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật. Nhờ đó, đến nay, toàn tỉnh đã có 60 đơn vị thực hiện áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2008, gồm 28 đơn vị thực hiện chuyển đổi theo mô hình khung và 32 đơn vị thực hiện mở mới.

Trong số đó đã có 42 cơ quan hành chính Nhà nước được chứng nhận HTQLCL phù hợp TCVN ISO 9001: 2008. Còn lại, 18 đơn vị đã được phê duyệt dự toán kinh phí tổ chức xây dựng và đang tiến hành triển khai áp dụng HTQLCL trong năm 2013. Qua thực tế áp dụng cho thấy, phần lớn các đơn vị triển khai đã xây dựng được các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học và từng bước cải tiến phương pháp làm việc.

Các cơ quan, đơn vị cũng đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình xử lý công việc được rõ ràng. Hồ sơ tài liệu được lưu trữ đúng quy định, dễ tìm, dễ kiểm soát.

Mỗi cán bộ, công chức đã có tủ lưu trữ hồ sơ riêng theo yêu cầu công việc. Đặc biệt, lãnh đạo đơn vị không cần phải thường xuyên có mặt tại cơ quan vẫn điều hành, xử lý công việc được ở mọi nơi, mọi lúc cũng như kiểm soát được toàn bộ quá trình, nắm rõ công việc ai đang làm và có đúng tiến độ hay không.

Việc áp dụng HTQLCL cũng đã tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý và tác nghiệp hồ sơ…

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được thì qua điều tra, khảo sát cũng đã cho thấy, hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001: 2008 trong các cơ quan hành chính Nhà nước vẫn còn thiếu sự vững chắc.

Phần đông các cơ quan đều khẳng định là có hiệu quả rõ rệt và tiếp tục duy trì, hoàn chỉnh cũng như cải tiến hệ thống, nhưng thực tế kiểm tra lại không như kết quả đã báo cáo. Các cơ quan chưa có nhận thức sâu về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, nên quá trình áp dụng vẫn còn máy móc, chưa có sự sáng tạo…

Nguyên nhân một phần là do kinh nghiệm quản lý Nhà nước đối với việc triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL của tỉnh chưa có, dẫn đến nhiều khi các đơn vị phải mò mẫm, vận dụng một cách máy móc. Hơn nữa, tại một số cơ quan, đơn vị, lãnh đạo chủ chốt và các cán bộ, công chức lại chưa tham gia đầy đủ khóa đào tạo nhận thức và đợt đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của các chuyên gia nên việc nhận thức về nghĩa vụ và lợi ích của việc áp dụng HTQLCL mang lại không được đầy đủ.

Điều này cũng đã làm ảnh hưởng rất lớn đến quá trình áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại các đơn vị. Bên cạnh đó, tư tưởng ngại đổi mới, tác phong làm việc theo thói quen cũ của các cán bộ, công chức cũng là cản trở chính đối với việc triển khai áp dụng ISO.

Đặc biệt, khi áp dụng HTQLCL lại bắt buộc phải tốn nhiều sức lực hơn, học hỏi nhiều hơn nên không ít người đã không mấy “mặn mà” với hệ thống này. Đáng ngại hơn là ở một số đơn vị, sau khi được cấp giấy chứng nhận đã không thực hiện nghiêm túc các quy trình nên hiệu lực cũng như hiệu quả của việc áp dụng đã không như mong đợi…

Cũng theo Sở Khoa học và Công nghệ thì việc triển khai áp dụng hiệu quả HTQLCL ISO 9001:2008 là góp phần từng bước hình thành “văn hóa ISO” tại các cơ quan, đơn vị. Do đó, việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến độ triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL trong các cơ quan, đơn vị theo kế hoạch phê duyệt là điều hết sức cần thiết. Về phía Sở cũng sẽ kiến nghị lên cấp trên sớm hỗ trợ về đào tạo các chuyên gia nòng cốt tại địa phương để có khả năng tư vấn và đánh giá HTQLCL một cách kịp thời…