Quản lý tốt lĩnh vực đất đai: Bắt đầu từ việc quản lý tốt hồ sơ địa chính từ kho lưu trữ

Ông Lê Duy Tú

PV: So với thời điểm chưa thành lập VP ĐKĐĐ, thực tế về công tác giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai trên địa bàn tỉnh như thế nào thưa ông?

Ông Lê Duy Tú: Từ năm 2015 về trước, việc áp dụng các Văn bản quy phạm pháp luật về đất đai trong việc thực hiện giải quyết thủ tục hành chính về cấp Giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất (QSDĐ) cho hộ gia đình, cá nhân ở mỗi huyện, thị xã được thực hiện một cách thiếu đồng bộ. Cùng một loại hồ sơ nhưng các huyện, thị xã lại giải quyết theo một quy trình khác nhau. Trong khi đó, công tác cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính chưa được các địa phương quan tâm. Ngoài Krông Nô, các địa phương nhiều năm liền không cập nhật, chỉnh lý hồ sơ, sổ sách theo quy định nên không nắm được thực trạng, sự biến động đất đai trên địa bàn.

Sau khi sáp nhập theo mô hình một cấp, VP ĐKĐĐ đã chú trọng sắp xếp, củng cố lại công tác tổ chức. Đơn vị đã tham mưu cho lãnh đạo Sở TN&MT bổ nhiệm lãnh đạo Chi nhánh VP ĐKĐĐ các huyện, thị xã và thành lập các bộ phận chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Sau khi đi vào hoạt động, VP ĐKĐĐ đã tập trung xây dựng Bộ thủ tục hành chính về đất đai, quy trình giải quyết từng hồ sơ thống nhất, áp dụng cho tất cả các chi nhánh. Trong điều kiện bản đồ, tài liệu địa chính chưa được số hóa, lãnh đạo VP ĐKĐĐ đã ủy quyền cho các chi nhánh thực hiện một số công việc. Nhờ vậy, việc giải quyết thủ tục hành chính đã được rút ngắn thời gian, thực hiện trôi chảy và bảo đảm hơn.

Việc thẩm định hồ sơ cấp đổi, cấp lại, biến động, đính chính GCN cũng được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt. Vào mỗi quý, VP ĐKĐĐ tiến hành kiểm tra công tác chuyên môn tại các chi nhánh để kịp thời xử lý và chấn chỉnh những sai sót tại từng chi nhánh.

Trong 2 năm 2016 và 2017, VP ĐKĐĐ đã giải quyết được 137.823 hồ sơ đất đai các loại cho các tổ chức, cá nhân trên địa bàn. Đối với các tổ chức, đơn vị đã cấp 191 GCN QSDĐ (diện tích 1.069,6 ha) và xác nhận giao dịch bảo đảm 86 hồ sơ cho 86 tổ chức. Đối với hộ gia đình, cá nhân, đơn vị đã cấp 16.970 GCN QSDĐ lần đầu; cấp đổi, cấp lại 14.922 hồ sơ; tách thửa, hợp thửa 3.379 hồ sơ; xác nhận giao dịch bảo đảm 62.466 hồ sơ; chuyển QSDĐ 39.809 hồ sơ. Nhìn chung, thời gian thực hiện thủ tục đăng ký cấp GCN đã được cắt giảm tối thiểu 20%, cá biệt có những thủ tục hành chính giảm 65% thời gian giải quyết so với quy định.

PV: Trong quá trình hoạt động, đơn vị có gặp những khó khăn, bất cập gì, thưa ông?

Ông Lê Duy Tú: Từ khi thành lập tới nay, VP ĐKĐĐ đã được đầu tư một số trang thiết bị nhất định để bảo đảm hoạt động. Tuy nhiên, một trong những yếu kém mà hiện tại, đơn vị vẫn chưa khắc phục được đó là vấn đề kho lưu trữ. Ngoài Krông Nô và Chư Jút có kho lưu trữ tương đối rộng rãi và việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu khá gọn gàng, kho lưu trữ tại 6 chi nhánh còn lại rất chật chội, ẩm thấp. Hồ sơ tại các kho lưu trữ này sắp xếp thiếu gọn gàng, bị ẩm mốc và thậm chí không kiểm soát được (còn hay mất).

Bên cạnh đó, tài liệu địa chính tại các chi nhánh này nhiều năm nay chưa được cập nhật, chỉnh lý một cách đầy đủ. Do hồ sơ không phản ánh đúng tình trạng biến động đất đai, việc cấp GCN QSDĐ còn hiện tượng chồng chéo, không chính xác và gây khó khăn cho công tác quản lý. Trong khi đó, việc bản đồ, tài liệu địa chính chưa được số hóa, chưa được xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính là một khó khăn lớn đối với công tác quản lý đất đai của tỉnh nói chung và đối với việc cấp GCN QSDĐ cho tổ chức, hộ gia đình và cá nhân nói riêng.

Một tồn tại nữa là hầu hết đội ngũ lao động của đơn vị được bàn giao từ Văn phòng Đăng ký QSDĐ của các huyện, thị xã. Do không phải chịu sự chỉ đạo chồng chéo, hoạt động của phần lớn cán bộ, nhân viên đã dần chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít lao động chưa thay đổi được cách làm việc, có biểu hiện tiêu cực, nhũng nhiễu, quan liêu, gây phiền hà cho người dân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính về đất đai.

PV: Vậy thời gian tới, đơn vị sẽ tập trung vào giải pháp trọng tâm nào?

Ông Lê Duy Tú: Trong số những khó khăn trên, chúng tôi xác định có 2 vấn đề cần phải tập trung giải quyết là kho lưu trữ và xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu về đất đai. Nhưng nếu phải lựa chọn một giải pháp khắc phục thì trước mắt, chúng tôi sẽ ưu tiên giải quyết vấn đề kho lưu trữ.

Nếu được bố trí kinh phí sắp xếp lại kho lưu trữ phù hợp, công tác bảo quản, truy cập và chỉnh lý hồ sơ, sổ sách sẽ thuận lợi hơn. Khi được cập nhật, chỉnh lý tốt, hồ sơ địa chính sẽ phản ánh trung thực về thực trạng, sự biến động của đất đai. Không chỉ giúp cơ quan chức năng dễ dàng quản lý và đưa ra những chính sách hoạch định chính xác về đất đai, việc cập nhật hiện trạng đất đai sẽ tránh được tình trạng cấp chồng, cấp chéo GCN QSDĐ, từ đó góp phần giảm đáng kể các vụ việc tranh chấp, kiện tụng về đất đai. Đây cũng là “mấu chốt”, là tiền đề để công tác xây dựng cơ sở dữ liệu thời gian tới gặp thuận lợi hơn.

Sắp tới, VP ĐKĐĐ sẽ đề nghị UBND tỉnh và Sở Tài chính bố trí kinh phí cho đơn vị trong năm 2018 và 2019 để sắp xếp lại kho lưu trữ tại các chi nhánh. Trong trường hợp nhà nước chưa đầu tư xây dựng trụ sở và kho lưu trữ, chúng tôi sẽ đề nghị UBND các huyện, thị xã quan tâm bố trí kho phù hợp để công tác lưu trữ ngày càng bảo đảm hơn.

PV: Xin chân thành cảm ơn ông!